Info om FC / Pedagogisk utveckling /

Beskrivningen av kvalitetsprojekten

FC/ÅA:s utvecklingsprojekt 1999-2001

(PM, september 1999)

Vision

Vi lever i en snabbt föränderlig värld. 90-talets Finland har utmärkts av stora ekonomiska och strukturella förändringar, som har drivits fram bl. a. av genomgripande politiska världshändelser, informationsteknologins snabba utveckling och den växande globaliseringen och internationaliseringen. Förändringarna återspeglar sig på de flesta samhällssektorer och har konsekvenser för snart sagt alla människor. Utbildningssektorn genomsyras kraftigt av förändringarna och alla utbildningsinstitutioner, universiteten inbegripna, är en del av processen.

Till förändringar kan man förhålla sig på olika sätt allt från likgiltighet och passivitet, till reaktioner i efterhand eller på förhand (proaktivitet). Ett aktivt sätt att förhålla sig till skeendena är att vara med och påverka utvecklingen då den sker, dvs stå i direkt interaktion med andra påverkningskrafter.

I det samhällsbyggande som som bäst pågår har lärandet en central roll. "Informationssamhällets" byggstenar utgörs av kunskap och kompetens. Människors, organisationers och samhällens välbefinnande beror i hög grad på deras tillgång till och förmåga att skapa och hantera information och kunskap. Livslångt lärande och återkommande utbildning blir därför centrala och kraftiga framgångsinstrument på alla nivåer i informationssamhället.

Samtidigt med de strukturella förändringarna sker förändringar i värderingar och samhällssyn. Också synen på undervisning och lärande förändras vilket bl a medför att de traditionella utbildnings- och undervisningsformerna får ge vika för mera flexibla och anpassningsbara arrangemang samtidigt som individens eget ansvar och resurser för inlärningen betonas. I fokus för inlärningsprocessen står den studerande medan lärares och andra resurspersoners roll i första hand är att skapa förutsättningar för en meningsfull och effektiv inlärning. Principen om livslångt lärande och återkommande utbildning förutsätter andra strukturella, pedagogiska och ekonomiska lösningar än de vi är vana vid.

Universitetens roll i ett marknadsorienterat samhälle är beroende av deras förmåga att i konkurrensen med andra nationella och internationella utbildningssystem erbjuda utbildningstjänster som såväl till innehåll som till form är kvalitativt högklassiga och relevanta. Också Åbo Akademi och dess institutioner är i allt högre grad involverade i konkurrenspräglade processer men situationen är särskilt utmärkande för FC.

Alla utbildningsinstitutioner står inför stora utmaningar men kan åtminstone i viss mån själva välja sitt förhållningssätt. Att aktivt gå in i förändringsprocesserna med syfte att påverka innebär samtidigt att själv förändras. Att inte förändras kan vara ödesdigert.

FC vill aktivt vara med i skapandet av de nya inlärningsmiljöerna och kunna erbjuda vuxenstuderande universitetsbaserade utbildningsmöjligheter i en modern och flexibel inlärningsmiljö.

Bakgrund

FC/ÅA har genomgått en snabb kvantitativ expansion under hela 90-talet. Kurser och utbildningsprojekt har avlöst varandra i en strid ström, nya uppdragsgivare och finansieringskällor har uppdagats, personalen har ökat och studerande har det inte varit brist på. Interaktionen med olika intressenter har karakteriserats av stor intensitet ibland på bekostnad av en systematiskt balanserande och reflekterande planering och analys. Å andra sidan kan man påstå att detta sätt att arbeta är utmärkande för marknadsorienterade kunskapsorganisationer där aktiviteterna uppstår och utvecklas i direkt interaktion med det omkringliggande samhällets olika sektorer och grupper.

FC är en del av ÅA och samarbetet med universitetsutbildningen och -forskningen är den givna basen för verksamheten. Universitetets roll och intresse av Fortbildningscentralens verksamhet har märkbart ökat under de senaste åren, vilket kan tolkas som ett uttryck för ett trovärdigt partnerskap. Det kan antas att den traditionella grundutbildningen vid universiteten kommer att påverkas av trycket från vuxenutbildningen genom att principen om livslångt lärande ges allt fler praktiska tillämpningar. Det ligger med andra ord i hela Åbo Akademis intresse att kvaliteten i vuxenutbildningen kontinuerligt utvecklas.

Ett allt vanligare sätt att klargöra och förstärka sin position på marknaden är t ex att ackreditera utbildningsprogram och att certifiera kvaliteten enligt givna standarder. I takt med att certifiering och ackreditering blir vanligare konkurrensmedel efterfrågar FC:s uppdragsgivare, samarbetsparter och studerandegrupper kvalitetsbeskrivningar och -kontroller. För att FC skall stå sig i den framtida konkurrensen är det således viktigt att kvaliteten i FC och i FC:s "produkter" och aktiviteter kan beskrivas och mätas systematiskt och trovärdigt. Att utveckla arbetet är dessutom en utmaning som kan höja den personliga kompetensen och arbetstillfredsställelsen.

Under senare delen av 90-talet har begrepp som utvärdering och kvalitet varit i livlig användning. Genom framförallt självutvärderingar har man ansett att kvaliteten i aktiviteter och processer befrämjas på bästa sätt. Extern utvärdering har därför genomförts på basen av interna analyser och beskrivningar. Så har t ex Åbo Akademi inkl FC utvärderats av CRE (Europeiska Rektorsrådet) 1998. Dylika utvärderingar ger en allmän bild av organisationens tillstånd sedd med utomstående experters ögon.

Utvärderingar i syfte att kartlägga och utveckla den interna verksamheten vid FC har skett bl. a. i form av kursutvärderingar och arbetsmiljökartläggningar (FC-barometrar, utvecklingssamtal etc.). I allt högre grad har också uppdragsgivare och kunder gjort sina egna utvärderingar och kvalitetskontroller av de utbildningstjänster som FC tillhandahåller.

Åbo Akademi utsågs bland fem andra universitet i Finland till kvalitetsenhet inom vuxenutbildning 1999-2001. Utmärkelsen kan tolkas som ett erkännande för FC-personalens målmedvetna och ambitiösa arbete och samtidigt ger utnämningen möjlighet att vidareutveckla kvaliteten i FC:s tjänster och produkter tack vare ett av UVM beviljat tvåårigt anslag. FC har under våren -99 startat ett kvalitetsprojekt som genomförs under åren 1999 - 2001 under förutsättning att Rektor även under de två sista åren av projekttiden avdelar medel ur kvalitetsanslaget för ändamålet.

Projektets mål

Fortbildningscentralens kvalitetsprojekt har grundats i syfte att vid sidan av den kontinuerliga verksamheten mera systematiskt och intensivt utveckla modeller och handlingsmönster som gör det möjligt att svara mot de förväntningar som ställs på en modern vuxenutbildningsaktör.

Eftersom FC i hög grad måste arbeta marknadsorienterat bör utgångspunkten i utvecklingsprojektet sökas ur ett kundperspektiv, d v s projektet strävar till att genom en kvalitetssäkring för FC skapa största möjliga mervärde för FC:s kunder. Begreppet "kund" är problematiskt i utbildningssammanhang men avser preliminärt såväl uppdragsgivare och samarbetsparter som studerande d v s deltagare i FC:s kurser. Till kundbegreppet kan ytterligare tilläggas organisationens interna kunder (personalen).

Projektets målsättning kan sammanfattas enligt följande:

Pro Q syftar till att utveckla kvaliteten i utbildningsverksamheten vid FC med speciell betoning på utbildning i virtuell miljö.

Då projektet är slutfört (31.12.2001) har följande resultat uppnåtts:

• En kvalitetsmodell (kvalitetssystem) för FC:s utbildningsaktiviteter har utvecklats.
• 70% av FC:s kurser genomförs helt eller delvis i virtuell miljö.

Målen uppnås via en rad delmål och genom att arbetsfördelningar och arbetsprocessen koordineras och tidtabeller fastslås och hålls.

Med projektet strävar FC även efter att erbjuda akademins grundutbildning modeller för utveckling och samarbete med vuxenutbildningen. Samarbete med fakulteterna och utbildningsmässig integrering är ledande strategiska ambitioner i syfte att förverkliga principen om livslångt lärande inom universitetssektorn.

Innehåll

I syfte att säkra kvaliteten i FC:s utbildningsverksamhet bör alla delar av verksamheten granskas. Som referens för arbetet används de av Finlands kvalitetspris uppställda kvalitetskriterierna.

Projektet strävar efter att ge svar på åtta centrala frågor. Varje svar förutsätter att respektive verksamhetsområde har dokumenterats och att kvalitetsnivån har fastställts på basen av en reflekterande och tillräcklig analys. För respektive fråga bör svaren definieras på en adekvat nivå: institutionell nivå (hela FC), kursnivå och/eller "affärsområde" (enligt uppdragsgivare/kund eller enligt studieform). De delfrågor som nedan hänför sig till respektive huvudfråga är tillsvidare preliminära. Till sakens natur hör att frågorna delvis överlappar varandra.

Vilka organisations- och ledarskapsformer befrämjar bäst kvaliteten i FC:s kursverksamhet?

• Former för intern organisation och kommunikation?
• Ledarkompetenser, kursledarkompetenser?
• Former för intern information och internt samarbete?
• Visioner, mål och intentioner i formuleringar och aktiviteter?
• Beslutsgång, behörighet och ansvar?

Hur insamlas och analyseras tillbudsstående information så att FC:s verksamhet såväl på institutionell som kursnivå och enligt affärsområde uppnår sina mål?

• Information om olika kundgrupper, marknader, personal?
• Användningen av olika informationskällor (interna/externa)?
• Förmåga att använda och analysera information?
• Verktyg för analys av tillbudsstående information?
• Information för beslutsfattande (rapporter etc)

Hur sker den strategiska planeringen?

• Strategisk planering på olika nivåer (FC/temagrupp/affärsområde)?
• Långsiktiga/kortsiktiga planer?
• Omvärldsanalyser, kontakter, nätverk?
• Kundorientering; marknadskommunikation, kundsamspel?
• Verktyg för strategisk planering?

Hur garanteras kompetensutvecklingen inom FC?

• Former av personalutveckling?
• Verktyg för personalutveckling?
• Kompetenskrav/-profiler?
• Personalutbildning?
• Belöningssystem?
• Arbetstillfredsställelse, -klimat, fysiska och psykiska förutsättningar?
• Personalpolitik

Hur handhas verksamhetens centrala processer?

• Hantering av pedagogiska processer?
• Kundorientering och former för samarbete?
• Stödjande processer; ekonomi, kansli, personal - övriga?
• Rutiner, arbetssätt?
• (Produkt)utvecklingsprocesser; verktyg?
• Processledning; institutionsnivå, kursnivå?

Vilka former finns för kundorienteringen?

• Information om kundförväntningar bland olika kundgrupper ?
• Mätning av kundtillfredsställelse?
• Marknadsandelar?
• Kundsamverkan/-samarbete?
• Feed-back-system, utvärderingssätt?

Hur kan de samhälleliga effekterna av verksamheten utvärderas?

• Formulering av effektmålsättningar?
• Etik, värderingar, ansvar; hållbar utveckling, människosyn?

På vilket sätt mäts resultaten?

• Definition av kvalitativa, kvantitativa, ekonomiska resultat?
• Verktyg för resultatuppföljning?
• Uppföljning av inhiberingar, reklamationer etc?
• Mätning av graden av måluppfyllelse?

Frågorna förväntas styra arbetsprocessen i riktning mot projektets mål. Besvarandet av frågorna förutsätter att respektive problemområde granskas och nuvarande tillvägagångssätt utvärderas och därpå föreslås och genomförs förbättringar. Förbättringarna utvärderas och resultaten (förändringarna) beskrivs.

Projektets organisation

Projektet genomförs genom att arbetet uppdelas i olika delprojekt. I projektstarten har två delprojekt grundas:

• KvIT-teamet utvecklar tekniska modeller och konkreta lösningar för vid FC lämpliga virtuella inlärningsmiljöer. Vid sidan av detta kartläggs personalens IT-kunnande och på basen av det gör gruppen en plan för att höja samtliga arbetstagares kompetens när det gäller användning av utrustning och programvara för kursverksamhet och andra rutiner.
  KvIT-teamet leds av Mårten Saarinen och består ytterligare av Uffe Wikström, Christel Söderholm, Maria Sundströmoch Dan Holm.
  
• PedaQ-teamet fördjupar FC:s kunskap om pedagogiska processer och utvecklar lösningar och stödsystem för lärande i virtuell och reell miljö.
  Gruppen arbetar i första hand med kompetensbeskrivningar för kursledare och lärare och utarbetar stödjande material samt uppgör program för kursledares och lärares pedagogiska kompetensutveckling. I ett senare skede arbetar gruppen med konkreta pedagogiska tillämpningar.
  Peda-teamet leds av Tove Forslund och består därtill av Eva Costiander-Huldén, Johanna Hedenborg, Majlen Saarinen och Pian Åkerlund.

Ett område som kräver specialgranskning och utveckling är problematiken kring kundsamverkan och marknadsföring. En arbetsgrupp för denna uppgift kommer att tillsättas. Ett annat område som bör utvecklas är ytterligare FC:s informationshantering och ett specialarbete kring detta skall utföras av Eva Costiander-Huldén. Ekonomiska och administrativa processer och möjligheter att rationalisera inom dessa undersöks av en arbetsgrupp under ledning av Gundel Westerholm. Gruppen skall tillsättas inom kort. Margita Vainio dokumenterar och granskar frågor kring organisation, ledarskap och strategisk planering.

I mån av möjlighet kommer specialundersökningar att utföras av utomstående specialister, graduskrivare, konsulter m fl.

Projektpersonalen deltar i interna och externa kompetenshöjande utbildningar och kurser. Mårten Saarinen utvecklar inom ramen för sin pro gradu virtuella utbildningskoncept och Eva Costiander-Huldén och Margita Vainio utvecklar inom ramen för PD-utbildningar sina respektive områden. På det här sättet ges projektets olika delar en högklassig handledning.

Projektledare är Margita Vainio med uppgift att koordinera teamens arbeten i syfte att uppnå de fastställda målen. Teamledarna fungerar som styrgrupp för projektet och till mötena kallas vanligen hela projektpersonalen. Projektet informerar internt om sitt arbete i FC:s intranet och på personalmöten. Informationen på intranet fungerar samtidigt som projektets dokumentationsbas.

Tidtabell

Projektet startade på våren -99 med en gemensam utbildningsdag för potentiella projektdeltagare och därefter har de två tillsatta teamen sammankommit ett flertal gånger för att strukturera och kartlägga problematiken på respektive område. Styrgruppen har sammankommit två gånger under våren och kommer fr o m hösten att sammankomma i medeltal en gång per månad.
Projekttidtabellen skisseras nedan. Tidtabellen för delprojekten kan avvika beroende på arbetets art. Generellt sett utvecklas kvaliteten kontinuerligt d v s åtgärder som anses förbättra kvaliteten vidtas omedelbart. Avsikten är inte att införa kvalitetsförbättringar först då projektet avslutats.

Vt 1999:
Projektet grundas, planeringen vidtar
Målsättningarna skisseras
KvIT-teamet och peda-teamet tillsätts och planeringen inom resp team startar

Ht 1999:
Målen fastställs för hela projektet och för delprojekten
Organisationen finslipas, resurser definieras, strategier diskuteras
Delprojekten arbetar med fördjupning, kartläggning och lägesanalys
Dokumentation av tillvägagångssätt och

Vt 2000:
Målen uppföljs och arbetet revideras vid behov
Utvärdering av nuvarande praxis, vid behov genom bench-marking eller motsvarande metoder
FC-kvalitetskriterier fastställs för olika funktioner och aktiviteter
Kvalitetsmått utarbetas och prövas
Kvalitetsarbetet konkretiseras i kurser och stödjande funktioner

Ht 2000:
Målen uppföljs och arbetet revideras vid behov
Kvalitetsarbetet konkretiseras i ytterligare kurser och stödjande funktioner
Dokumentation och utvärdering av utvecklingsarbetet i enlighet med fastställda kriterier.

Vt 2001:
Målen uppföljs och arbetet revideras vid behov
Kvalitetsarbetet konkretiseras i ytterligare kurser och stödjande funktioner
Dokumentation och utvärdering av utvecklingsarbetet i enlighet med fastställda kriterier
Rapporteringsdokument och -tillvägagångssätt planeras

Ht 2001:
Rapportering i planerad form
Utvärdering och analys av projektet som helhet och till sina delar
Processen avslutas

Margita Vainio
September 1999