Foto på huvudbyggnaden

Kvalitetshantering
Åbo Akademi
Kvalitetshantering - startsida
Organisation
Aktuellt Kvalitetshanteringssystem
Nationell och internationell utveckling
Begreppet kvalitet
Utvärderingsresultat
Kontaktuppgifter
Förvaltningsämbetet
Aktuellt på ÅA:s webb
Evenemangskalendern
Meddelanden från ÅA
Sök i ÅA:s webb
Webbmail
Hjälp
Till ÅA:s startsida		 Plan för utvecklingen av kvalitetshanteringssystemet 2007-2010
 
Innehållsförteckning
1. Utgångspunkt
2. Nuläge
3. Mål, resultat  och nytta
3.1 Mål
3.2 Resultat
3.3 Nytta
4. Processorganisation
4.1 Ledning av verksamheten och beslutsfattande
4.2 Planering
4.3 Genomförande
4.4 Information och utvärdering
5. Resurser
5.1 Personal
5.2 Budget
6. Verksamhet
6.1 Förstärkt organisation för kvalitetsutveckling
6.2 Dokumentation av verksamheten
6.2.1 Universitetets kvalitetshandbok
6.2.2 Enheternas  handböcker om verksamheten
6.2.3 Processbeskrivning
6.3 Studerandenas  medverkan
6.3.1 Ansvar och initiativ, studerandens roll i kvalitetshanteringssystemet
6.3.2 Respons- och rapporteringssystem
6.4 Intern uppföljning
6.5 Dokumenthantering
7. Riskanalys
8. Jämställdhet och jämlikhet
9. Miljö

1.         Utgångspunkt
 
Åbo Akademis mål är att fortgående uppfylla universitetslagens krav på att hålla hög internationell kvalitet på sin forskning, utbildning och undervisning. I Bologna­processens styrdokument betonas att universiteten bär det främsta ansvaret för verk­sam­hetens kvalitet. Universitetslagen stadgar att universiteten skall utvärdera sin verksamhet och bedöma hur verkningsfull den är.
 
Rådet för utvärdering av högskolorna kommer att med hjälp av en tillsatt extern panel utvärdera Åbo Akademi under hösten år 2009. Den här auditeringen har som mål att fastställa om universitetet har ett tillräckligt bra kvalitetshanteringssystem för att tilldelas det nationella certifikatet för kvalitativ högskoleverksamhet.
 
Målsättningen att ständigt förbättra verksamheten genom ett aktivt utvecklingsarbete förutsätter att medlemmarna i högskolesamfundet har god kunskap om hur verk­sam­heten bedrivs och vilka påverkningsmöjligheter det finns. Därtill bör arbets­miljön och arbetsklimatet inspirera till att delta i utvecklingsaktiviteter.

 

 2.         Nuläge
 
Åbo Akademis styrelse fattade i december 2004 ett principbeslut om att i högre grad betona kvalitetshanteringen (utveckling, ledning och säkring av kvaliteten) i verksamheten. Det skulle ske med hjälp av förändringar i organi­sationen, genom att utöka dokumenteringen av verksamheten och genom att utveckla nya metoder för kvalitets­säkringen. Omvälvande projekt (ex. ny utbildningsstruktur och nytt löne­system), före­stående byte av rektoratet och bundna personalresurser gjorde att processen inte framskred. I och med det nya rektoratet från 1.1.2006 har processen återupptagits. Projektmedel och en ökad budget för 2007 stärker arbetet. Av den anledningen har en plan utarbetats för vad utvecklingsarbetet rent konkret innehåller och hur det skall genomföras. Planen beaktar den utveckling som skett på internationell[1], nationell[2] och högskolenivå. I det här skedet är det därför ändamåls­enligt att styrelsen tar ställning till processen. 
 
Innehållet i den här planen har reviderats utgående från diskussioner om kvalitets­hanteringssystemet som förts i styrelsen och rektorsnämnden i december 2006 och vid fakulteterna och flertalet av de fristående institu­tionerna i januari och februari 2007. Därtill hölls ett allmänt seminarium om kvalitet 8.1.2007 i Åbo för att få fram synpunkter på vad ett kvalitetshanteringssystem kunde innehålla.



3.         Mål, resultat och nytta
 
3.1 Målen är  
  • att definiera universitetets långsiktiga mål för utvecklingsarbetet
  • att definiera universitetets kärnverksamhet och stödfunktioner
  • att beskriva hur universitetet organiserat sin verksamhet
  • att särskilt beskriva de metoder som används för att säkra kvaliteten i verksamheten
  • att utveckla nya organ, metoder och modeller samt förtydliga det existerande sys­te­met för att garantera att kvalitetshanteringen täcker all verk­sam­het vid univer­sitetet
  • att informera om kvalitetshanteringens betydelse för personalen och de studerande samt betona det individuella ansvaret för att systemet skall fungera
 
3.2 Resultatet förväntas bli
  • en definierad kvalitetspolicy och övergripande kvalitetsmålsättningar för verksam­heten
  • en tydligare bild av Akademins profil  
  • en koncentrerad beskrivning av universitetets verksamhet och organisation
  • mer information om hur organisationen presterar
  • en ökad medvetenhet om kvalitet och kvalitetshanteringens betydelse i all typ av verksamhet vid universitetet
 
3.3 Nyttan förväntas bli
  • att Åbo Akademis rykte som ett universitet med hög internationell kvalitet inom forskning, utbildning och undervisning inte bara består utan förbättras
  • en organisation med ett tydligt ledningssystem där beslutsfattande utgår från visioner och strategiska målsättningar
  • en organisation med ett minne; process- och rutinbeskrivningar hjälper integreringen av nya medlemmar i högskolesamfundet
  • en organisation vars medlemmar aktivt tar del i utvecklingsarbetet eftersom de har god kunskap om verksamheten och vet hur de kan påverka utvecklingen av den
  • en organisation där kvalitetshantering ingår som en självklar komponent i alla delar av en enskild process
 

 
4.         Processorganisation (se organisationsschema)
 
4.1 Ledning av verksamheten och beslutsfattande
Processen leds av första prorektor i nära samarbete med kvalitetskoordinatorn. Kvalitetskoordinatorn har det huvudsakliga ansvaret för framställande av infor­ma­tions­­material, utvecklingsförslag och föredragningar för att administrativt driva fram processen. Prorektor fattar beslut om åtgärder i den dagliga verksamheten. Beslut som har stor inverkan på verksamheten vid universitetet fattas av rektor eller styrelsen enligt bedömning. Kvalitetskoordinatorn har ansvar för verksamhetens budget. Tillsammans med projektanställda bildar prorektor och kvalitetskoordinatorn en kvalitetsenhet.
 
I enlighet med styrelsens principbeslut 15.12.2004 har prodekanus ansvaret för utveck­lingen av kvaliteten vid fakulteten. De fristående institutio­nerna har utsett ansvars­personer för utvecklingsarbetet. Områdescheferna ansvarar för utvecklings­arbetet vid respektive uppgiftsområde inom förvaltningsämbetet. Besluts­fattande sker enligt enheternas bestämmelser.
 
4.2 Planering
Kvalitetsenheten ansvarar för att framställa utvecklingsförslag för vart och ett av planens delprojekt. Enheten stöds av nämnden för kvalitetssäkring och utvärdering.
 
Utvecklingsarbetet förutsätter aktiva insatser vid enheterna. Det förutsätter en fortgående dialog mellan processledningen och enheterna. En lednings­grupp för uppföljning och utveckling (LUPP) har sammankallats under 2006 för att diskutera utvecklingsarbetet på basis av framställt material. Ledningsgruppen består av pro­dekanerna och utsedda ansvarspersoner från de fristående insti­tu­tionerna. Lednings­gruppen blir en permanent del av kvalitetshanterings­syste­met.
 
4.3 Genomförande
Kvalitetsenheten har i uppgift att för universitetsnivån framställa dokumentering samt utveckla planer, modeller och metoder för att förtydliga och förstärka kvalitets­tänkan­det ur ledningens och universitetets synvinkel.
 
Prodekanerna och ansvarspersonerna vid de fristående institutionerna har ansvaret att framställa dokumentering om verksamheten vid respektive fakultet och institution. Till sitt stöd utses arbetsgrupper som vid fakulteten består av personal och studerande. Arbetsgrupper som analyserar kvaliteten i verksamheten blir en permanent del av kvalitets­hanterings­systemet. Områdescheferna ansvarar för utvecklingsarbetet vid respektive uppgifts­område inom förvaltningsämbetet.
 
Studerandenas roll betonas särskilt i processen genom projektet Ansvar och initiativ, studerandens roll i kvalitetshanteringssystemet. LUPP skall ha en studerandemedlem och en särskild kontaktgrupp bildas bestående av studerande från alla fakulteter, en representant från studentkåren och den projektansvarige.
 
4.4 Information och utvärdering
Rektor och styrelsen informeras om hur verksamheten fort­skrider. Processen disku­teras kontinuerligt i LUPP. Kvalitetsenheten informerar perso­nalen och studerandena kontinuerligt under planperioden.
 
Nämnden för kvalitetssäkring och utvärdering följer upp hur planen framskrider. Processen utvärderas indirekt av den externa utvärderingsgrupp som besöker univer­sitetet hösten 2009 för att auditera kvalitetshanteringssystemet. Styrel­sen eller rektor kan besluta om andra former av utvärde­ring.
 

 
5.         Resurser
 
5.1 Personal
Första prorektor har ansvar för flera sektorer varav en är kvalitet. Prorektorn kan således inte satsa all arbetstid på en enskild sektor. Kvalitetskoordinatorn ägnar i princip hela arbetstiden åt ämnesområdet under planperioden.
 
Med hjälp av projektmedel från UVM har kvalitetsenheten utnämnt en projekt­planerare för tiden 2007-2009. Planeraren arbetar med projektet Ansvar och initiativ, studerandens roll i kvalitetshanterings­systemet.
 
Förändringar i förvaltningsstrukturen samt omplaceringar beroende på service­centralerna kan förstärka enheten under planperioden. Genom projektfinansiering och strategiska beslut kan personal och konsulttjänster anlitas under plan­perioden.
 
5.2 Budget
Prorektors och kvalitetskoordinatorns löner betalas ur den statliga tilldelningen för fastanställda tjänstemän. Löpande kostnader betalas från anslaget för kvalitetssäkring och utvärdering. Finansiering äskas varje år från förvaltningsämbetets budget. Extra finansiering äskas från främst UVM genom att uppdela processen i olika delprojekt.
 

 
6.         Verksamhet
 
6.1 Förstärkt organisation för kvalitetsutveckling
Se avsnittet processorganisation samt organisationsschemat.
 
6.2 Dokumentation av verksamheten
6.2.1 Universitetets kvalitetshandbok
Handboken har för avsikt att på ett koncentrerat sätt beskriva Akademins verksamhet med särskild betoning på kvalitetshantering. Handboken skall ge läsaren en övergripande bild av hur verksamheten genomförs vid universitetet. Metoderna för att säkra kvaliteten i planering, genomförande och utvärdering tas fram. Via handboken nås alla redovisande dokument där beskrivningarna kan verifieras. Modellen ISO 9001:2000 har påverkat handbokens innehåll. Ett förslag till handbok utformas av kvalitetsenheten för att därefter omformas och utvecklas genom behandling i styrelsen, LUPP och som remiss till enheterna. Handboken publiceras på webben 2007.
 
6.2.2 Enheternas handböcker om verksamheten
Fakulteterna och de fristående institutionerna är självständiga enheter med betydande möjligheter att själva anpassa verksamheten för att nå ändamålsenliga resultat. Av den anledningen är det viktigt att varje enhet utarbetar egna handböcker för att komplettera universitetets kvalitetshandbok. Enheternas handbok skall beskriva de individuella modeller och metoder som utvecklats för att garantera en hög kvalitet på verksamheten. Arbetsgrupperna för uppföljning och utveckling får i uppdrag att framställa sina förslag till handböcker under 2007. Därefter behandlas dessa inom vederbörande enhet och godkänns slutligen av fakultetsrådet alternativt direktionen. Även förvaltningsämbetets uppgiftsområden skall utveckla handböcker om verksamheten. Handböckerna publiceras på intranet/webben 2008.
 
6.2.3 Processbeskrivning
En betydande del av verksamheten vid Åbo Akademi inbegriper inte enbart en enhet utan passerar som en process genom flera. Genom att beskriva processens flöde och fastställa vem som ansvarar för varje enskild aktivitet i processen önskar man förtyd­liga arbetsfördelningen inom organisationen. Beskrivningen skall ge intresserade information om alla de skeden som behandlingen av ett ärende består av. En bättre genomskinlighet skall ge personerna delaktiga i processen bättre insikt om den egna rollen i organisationen. Projektet skall skapa rutinbeskrivningar vilket minskar universitetets risker och underlättar integrationen av nya arbetstagare. Därtill är förhoppningen att framställandet av process­beskrivningar skall peka på utvecklings­behov och underlätta förändringar i framtiden. Beskrivningar skall tas fram för alla centrala proces­ser vid universitetet. Under­vis­nings­ministeriets planer kommer för­mod­ligen att styra projektet. Projektmedel söks för 2008-2010. 
 
6.3 Studerandenas medverkan
Ansvar och initiativ, studerandens roll i kvalitetshanteringssystemet
Det UVM-finansierade projektets målsättning är att utveckla ett starkare kvalitets­tänkande bland universitetets studerande. Genom att höja deras medvetenhet om dessa frågor förväntas deras delaktighet i utvecklingsarbetet öka. Studerandena förväntas även i högre grad inse sitt eget ansvar för studierna. Projektet fortgår i tre år, 2007-2009. Första stadiet är att utreda studerandenas nuvarande kunskaper och deras påverknings­möjligheter. Steg två är att utveckla nya och förbättra existerande metoder för påverkan samt utöka informationen om ämnesområdet. Det tredje stadiet utgörs av integrering av de nya metoderna i kvalitetshanteringssystemet.    
 
6.3.1 Respons- och rapporteringssystem
För att förbättra möjligheterna att ge respons på verksamheten önskar kvalitetsenheten utveckla ett webbaserat respons- och rapporteringssystem. Systemet skall ha kapacitet att kunna behandla ett stort antal svarare och därigenom lämpa sig för olika typer av helhetsutvärderingar. Systemet kan även användas av lärare för kursutvärdering och möjliggör utvecklingen av modeller för kontinuerlig rapportering. Projektmedel söks för 2008-2009.
  
6.4 Intern uppföljning
Fortgående utveckling är en central del av ett kvalitetshanteringssystem. För att säkerställa att enheterna ständigt ställer nya målsättningar för utvecklingen av kvaliteten, beslutar om åtgärder för att utföra dem och utvärderar resultatet föreslår kvalitetsenheten att Akademin inför en intern uppföljningsmekanism. Den går ut på att grupper bestående av personal och studerande efter en utbildning besöker en annan enhet för att bedöma dess kvalitetssystem. Granskningen bedömer inte om t.ex. läraren gör ett bra eller dåligt jobb utan man ser på systemet. Motsvarar verkligheten det som står skrivet i enhetens handbok? Täcker beskrivningarna all verksamhet? Är dokumenteringen tillräckligt tydlig så att en utomstående får rätt bild av verksamheten? Kvalitetsenheten föreslår att verksamheten inleds hösten 2008.
  
6.5 Dokumenthantering
Kvalitetshanteringssystemet genererar dokument och rapporter. Handböckerna kommer att vara elektroniska dokument som till stor del hänvisar läsaren till material som andra instanser framställt, ex. strategier, verksamhetsplaner, utvärde­ringsrapporter och författningar. Det här förutsätter att Akademin mycket noggrant kan definiera var ett visst dokument finns tillgängligt. Utan ett dokument­hanterings­system försvåras upprätthållandet av ett uppdaterat kvalitets­hanterings­system avsevärt. Dokument­hantering är en fråga som diskuterats i många olika forum och hör således inte enbart till utvecklingen av kvalitetshanteringssystemet. Kvalitetsenheten ser det dock som essentiellt att ett system utvecklas under planperioden.
 
 
 
7.         Riskanalys
Åbo Akademis plan för utvecklingsarbetet liknar till huvudstrukturen de som fram­lagts för flera andra högskolor. Inom de olika delprojekten är möjligheterna att utbyta erfarenheter och samarbeta goda. Universitetens kvalitetschefer har grundat ett nätverk (laatuverkosto) inom vars ram man ordnar seminarium ett par gånger om året.    
 
Flera av delprojekten bygger på att UVM tillskjuter projektmedel. Framgången beror på hur Åbo Akademi prioriterar projekten vid resultatförhandlingarna. Utöver UVM kan projektmedel sökas hos Stiftelsen för Åbo Akademi men tidigare ansökningar har inte prioriterats. Finansiering genom ökad andel av förvaltningsämbetets budget­moment beror på strategiska beslut i konkurrens med andra utvecklingsprojekt. Eftersom finansieringen inte är garanterad finns en klar risk att planen inte kan fullföljas under planperioden.  
 
Planering och genomförandet av planens olika delprojekt förutsätter betydande insatser från personalen och studerandena särskilt under det inledande skedet. Resultatstyrningen av universitetet förutsätter framgångsrik kärnverksamhet vilket måste prioriteras och kan således påverka tidtabellen.
 
Personerna som driver projektet är få och en person projektfinansierad till 2009. Informationsspridning, fortgående dokumentation och ledningens uppföljning är en förutsättning för att minska risken att projektet avstannar vid ett avhopp.
 

 
8.         Jämställdhet och jämlikhet
En förbättrad transparens samt ökad information om hur verksamheten genomförs och enligt vilka regler stöder bägge ämnes­områden. Utvecklade rutinbeskrivningar ökar möjligheterna till likvärdig behandling.
 

 
9.         Miljö
Kvalitetshanteringssystemet skall sammankopplas med det miljöledningssystem som styrelsen beslutat skall inrättas för Åbo Akademi. En målsättning med systema­ti­se­ringen är att miljöaspekten tydligare tas fram i verksamheten (planering, genom­förande och utvärdering).

 


 

[1] Undervisningsministrarnas möte i Bergen 2005 tog särskilt fram kvalitetssäkringens roll för att uppnå målsättningen med Bolognaprocessen, nämligen en gemensam plattform för högre utbildning i Europa (European Higher Education Area). Riktlinjer för kvalitetssäkring på nationell och högskolenivå godkändes.

[2] a) Statsförvaltningen följer samhällets förändring (minskad arbetsstyrka, globalisering, konsumenten i fokus) och övergår till en mer processtyrd organisationsform vars avsikt är kostnadseffektiv framställning av tjänster i samarbetande nätverk.

b) Rådet för utvärdering av högskolorna har påbörjat sina auditeringar av högskolornas kvalitetssystem. Slutrapporterna ger riktlinjer för vad som krävs att ett system i form av struktur och innehåll.